Die Vorsorgebescheinigung bestätigt, dass, wann und aus welchem Anlass eine arbeitsmedizinische Vorsorge stattgefunden hat und wann die nächste angezeigt ist. Beschäftigte und Arbeitgeber erhalten sie nach § 6 Absatz 3 der Verordnung zur arbeitsmedizinischen Vorsorge (ArbMedVV). Befunde, Diagnosen oder eine Aussage zur Eignung enthält sie nicht.
Was ist eine Vorsorgebescheinigung?
Die Vorsorgebescheinigung ist die schriftliche Mitteilung des Arztes oder der Ärztin über eine durchgeführte arbeitsmedizinische Vorsorge. Sie geht an zwei Empfänger: an die beschäftigte Person, die an der Vorsorge teilgenommen hat, und an den Arbeitgeber. So beschreibt es die Arbeitsmedizinische Regel AMR 6.3, die die Anforderungen der ArbMedVV an die Bescheinigung konkretisiert.
Für Arbeitgeber erfüllt sie zwei Zwecke. Sie ist der Nachweis, dass die Vorsorge stattgefunden hat. Das ist vor allem bei der Pflichtvorsorge wichtig, denn ohne Teilnahme darf die Tätigkeit nicht ausgeübt werden (§ 4 Absatz 2 ArbMedVV). Außerdem enthält sie alle Angaben, die der Arbeitgeber für seine Vorsorgekartei braucht.
Wann stellt der Arzt die Bescheinigung aus?
Nach jeder Teilnahme an einer arbeitsmedizinischen Vorsorge stellt der Arzt oder die Ärztin für jede beschäftigte Person eine eigene Bescheinigung aus. Eine Sammelliste für mehrere Beschäftigte ist nach der AMR 6.3 nicht möglich. Fanden für eine Person mehrere Vorsorgen in einem Termin statt, dürfen sie auf einer Bescheinigung zusammengefasst werden.
Ausgestellt wird die Bescheinigung, wenn das ärztliche Beratungsgespräch mit Anamnese und Arbeitsanamnese stattgefunden hat und abschließend arbeitsmedizinisch beurteilt ist. Körperliche oder klinische Untersuchungen dürfen Beschäftigte ablehnen. Die Ausstellung darf deshalb nicht davon abhängig gemacht werden, dass sie an solchen Untersuchungen teilnehmen.
Welche Angaben muss die Bescheinigung enthalten?
Die AMR 6.3 legt fest, welche Angaben die Vorsorgebescheinigung enthalten muss:
- Stammdaten der beschäftigten Person: Name, Vorname, Geburtsdatum, Privatanschrift, Anschrift des Arbeitgebers und, falls vorhanden, die Personalnummer.
- Vorsorgedatum: der Tag, an dem die Vorsorge stattgefunden hat.
- Anlass: die Tätigkeit, die die Vorsorge auslöst, bei Pflicht- und Angebotsvorsorge eindeutig nach dem Anhang der ArbMedVV, zum Beispiel „Lärm > 85 dB(A)“ oder „Bildschirmarbeit“.
- Art der Vorsorge: ob es sich um Pflicht-, Angebots- oder Wunschvorsorge handelt.
- Nächster Termin: wann aus ärztlicher Sicht die nächste Vorsorge zu diesem Anlass angezeigt ist, mit Monat und Jahr.
- Unterschrift: des Arztes oder der Ärztin, die die Vorsorge durchgeführt hat, mit Name, Anschrift und Qualifikation.
Bei mehreren Anlässen steht jeder Anlass in einer eigenen Zeile. Typisch ist das etwa bei Beschäftigten, die sowohl am Bildschirm arbeiten als auch Lärm ausgesetzt sind, also G37-Vorsorge bei Bildschirmarbeit und G20-Vorsorge bei Lärm in einem Termin. Prüfen Sie beim Eingang, ob Anlass und Art der Vorsorge stimmen, denn danach richtet sich, welche Fristen Sie überwachen müssen.
Enthält die Vorsorgebescheinigung Diagnosen?
Nein. Die ArbMedVV sieht in der Vorsorgebescheinigung nur Angaben zu Termin, Anlass und nächster Vorsorge vor. Ergebnis und Befunde hält der Arzt oder die Ärztin getrennt davon schriftlich fest und bespricht sie mit der beschäftigten Person (§ 6 Absatz 3 Nummer 1 ArbMedVV). Diese ärztlichen Unterlagen erhält der Arbeitgeber nicht, denn es gilt die ärztliche Schweigepflicht (§ 6 Absatz 1 ArbMedVV).
Auch eine Aussage wie „geeignet“ oder „nicht geeignet“ gehört nicht in die Vorsorgebescheinigung. Arbeitsmedizinische Vorsorge umfasst ausdrücklich nicht den Nachweis der gesundheitlichen Eignung für berufliche Anforderungen (§ 2 Absatz 1 Nummer 5 ArbMedVV). Nach der AMR 6.3 darf die Vorsorgebescheinigung auch nicht mit einer Bescheinigung über eine Eignungsbeurteilung zusammengefasst werden.
Gibt es eine Vorsorgebescheinigung, wenn Beschäftigte nicht teilnehmen?
Nein. Eine Vorsorgebescheinigung bestätigt die Teilnahme, sie wird also nur nach einem Vorsorgetermin ausgestellt. Das betrifft vor allem die Angebotsvorsorge, deren Teilnahme freiwillig ist. Schlägt eine beschäftigte Person das Angebot aus, muss der Arbeitgeber trotzdem weiter regelmäßig anbieten (§ 5 Absatz 1 ArbMedVV). Ob und wie der Arzt oder die Ärztin eine Nichtteilnahme an den Arbeitgeber zurückmeldet, ist nach der AMR 6.3 eine Frage der betrieblichen Organisation. Dokumentieren Sie deshalb selbst, wann Sie die Vorsorge angeboten haben.
Was erfährt der Arbeitgeber über die Vorsorge?
Der Arbeitgeber erfährt aus der Vorsorgebescheinigung, dass die Vorsorge stattgefunden hat, zu welchem Anlass, in welcher Form und wann die nächste ansteht. Darüber hinaus sieht die ArbMedVV zwei Mitteilungen des Arztes oder der Ärztin an den Arbeitgeber vor (§ 6 Absatz 4 ArbMedVV):
- Reichen die Maßnahmen des Arbeitsschutzes nicht aus, teilt der Arzt oder die Ärztin das dem Arbeitgeber mit und schlägt Schutzmaßnahmen vor.
- Hält der Arzt oder die Ärztin aus medizinischen Gründen, die nur in der Person liegen, einen Tätigkeitswechsel für nötig, darf er oder sie das dem Arbeitgeber nur mit Einwilligung der beschäftigten Person mitteilen.
Reichen die Schutzmaßnahmen nicht aus, muss der Arbeitgeber die Gefährdungsbeurteilung überprüfen und unverzüglich die nötigen Maßnahmen treffen. Wird ein Tätigkeitswechsel vorgeschlagen, muss er der beschäftigten Person nach den arbeitsrechtlichen Regelungen eine andere Tätigkeit zuweisen (§ 8 Absatz 1 ArbMedVV).
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Wie lange ist eine Vorsorgebescheinigung gültig?
Ein festes Ablaufdatum hat die Vorsorgebescheinigung nicht. Sie belegt eine Vorsorge zu einem bestimmten Zeitpunkt und nennt den Termin für die nächste Vorsorge. Für Pflicht- und Angebotsvorsorge gibt die AMR 2.1 die Höchstfristen vor:
- Die erste Vorsorge findet innerhalb von drei Monaten vor Aufnahme der Tätigkeit statt.
- Die zweite Vorsorge folgt in der Regel spätestens nach zwölf Monaten, bei einzelnen Anlässen früher oder später (zum Beispiel Feuchtarbeit: sechs Monate).
- Jede weitere Vorsorge folgt spätestens 36 Monate nach der vorangegangenen.
Hält der Arzt oder die Ärztin eine kürzere Frist für notwendig, steht diese in der Bescheinigung. Ist keine weitere Vorsorge erforderlich, kann der Termin als „nicht notwendig“ angegeben werden.
Wechselt eine beschäftigte Person den Arbeitgeber, muss der neue Arbeitgeber die Vorsorge für seine Tätigkeiten selbst veranlassen oder anbieten. Ob eine frühere Bescheinigung angerechnet werden kann, regelt die ArbMedVV nicht ausdrücklich. Klären Sie das am besten mit Ihrem Betriebsarzt oder Ihrer Betriebsärztin.
Wo muss die Bescheinigung aufbewahrt werden?
Die ArbMedVV schreibt keinen bestimmten Ablageort für die Vorsorgebescheinigung vor. Sie verpflichtet den Arbeitgeber aber, eine Vorsorgekartei zu führen (§ 3 Absatz 4 ArbMedVV). Darin steht, dass, wann und aus welchen Anlässen Vorsorge stattgefunden hat. Die Kartei darf digital geführt werden. Weil die Vorsorgebescheinigung genau diese Angaben enthält, lässt sich die Kartei gut aus den Bescheinigungen aufbauen.
Für die Aufbewahrung gilt:
- Die Angaben werden bis zum Ende des Beschäftigungsverhältnisses aufbewahrt und danach gelöscht, sofern andere Vorschriften nichts anderes bestimmen.
- Am Ende des Beschäftigungsverhältnisses erhält die beschäftigte Person eine Kopie der sie betreffenden Angaben.
- Die zuständige Behörde kann eine Kopie der Vorsorgekartei anordnen.
Wer die Vorsorgekartei nicht, nicht richtig oder nicht vollständig führt, handelt nach § 10 ArbMedVV ordnungswidrig. Praktisch bewährt hat sich, die Bescheinigungen getrennt von der übrigen Personalakte abzulegen und den Zugriff auf die zuständigen Personen zu beschränken.
Fazit
Die Vorsorgebescheinigung bestätigt die Teilnahme an einer arbeitsmedizinischen Vorsorge mit Datum, Anlass, Art der Vorsorge und nächstem Termin. Diagnosen, Befunde und Aussagen zur Eignung stehen nicht darin, sie bleiben unter ärztlicher Schweigepflicht. Arbeitgeber sollten die Fristen für die nächste Vorsorge im Blick behalten und die Angaben in einer Vorsorgekartei führen, die bis zum Ende des Beschäftigungsverhältnisses aufbewahrt wird. Bei Fragen zu Anlässen und Fristen hilft die Beratung durch einen Betriebsarzt oder eine Betriebsärztin.
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