Ja, jeder Arbeitgeber muss eine Vorsorgekartei führen. Sie hält nach § 3 Absatz 4 der Verordnung zur arbeitsmedizinischen Vorsorge (ArbMedVV) fest, dass, wann und aus welchen Anlässen arbeitsmedizinische Vorsorge stattgefunden hat. Die Kartei darf digital geführt werden. Am Ende des Beschäftigungsverhältnisses werden die Angaben grundsätzlich gelöscht.
Was ist eine Vorsorgekartei?
Die Vorsorgekartei ist die Übersicht des Arbeitgebers über die arbeitsmedizinische Vorsorge seiner Beschäftigten. Sie dokumentiert, welche Person zu welchem Anlass an einer Vorsorge teilgenommen hat und wann das war. Damit dient sie zwei Zwecken: Der Arbeitgeber kann seine eigenen Pflichten und Fristen überwachen, und er kann gegenüber der Behörde nachweisen, dass er für eine angemessene Vorsorge gesorgt hat.
Die Pflicht gilt unabhängig von der Betriebsgröße und für alle Formen der Vorsorge, also für Pflicht-, Angebots- und Wunschvorsorge. Wer die Vorsorgekartei nicht, nicht richtig oder nicht vollständig führt, handelt nach § 10 ArbMedVV ordnungswidrig.
Was gehört in die Vorsorgekartei?
Die ArbMedVV verlangt genau drei Angaben:
- dass eine arbeitsmedizinische Vorsorge stattgefunden hat,
- wann sie stattgefunden hat,
- aus welchen Anlässen, zum Beispiel Lärm oder Tätigkeiten an Bildschirmgeräten.
Diese Angaben stehen auf der Vorsorgebescheinigung, die der Arzt oder die Ärztin nach jeder Vorsorge ausstellt. Die Bescheinigung enthält auch, ob es sich um Pflicht-, Angebots- oder Wunschvorsorge handelt, und wann die nächste Vorsorge angezeigt ist. Diese Angaben in die Kartei zu übernehmen, ist sinnvoll, weil Sie so die nächsten Termine im Blick behalten.
Nicht in die Kartei gehören Befunde, Diagnosen oder Untersuchungsergebnisse. Diese Unterlagen führt der Arzt oder die Ärztin, und sie unterliegen der ärztlichen Schweigepflicht (§ 6 Absatz 1 ArbMedVV).
Gehört die Eignungsbeurteilung auch in die Kartei?
Nein. Die Vorsorgekartei erfasst nach dem Wortlaut der ArbMedVV nur arbeitsmedizinische Vorsorge. Eine Eignungsbeurteilung, etwa die G25 für Fahr-, Steuer- und Überwachungstätigkeiten, ist keine Vorsorge und beruht auf einer eigenen Rechtsgrundlage. Halten Sie Eignungsergebnisse deshalb getrennt davon fest. So bleibt auch für Beschäftigte und Behörden klar erkennbar, welche Unterlage zu welchem Verfahren gehört.
Was gilt bei mehreren Vorsorgeanlässen?
Viele Beschäftigte haben mehr als einen Vorsorgeanlass, etwa Lärm und Bildschirmarbeit. Ergibt die Gefährdungsbeurteilung mehrere Anlässe, soll die Vorsorge nach § 3 Absatz 3 ArbMedVV in einem Termin stattfinden. In der Kartei sollte trotzdem jeder Anlass einzeln erscheinen. Auch auf der Vorsorgebescheinigung steht nach der Arbeitsmedizinischen Regel AMR 6.3 jeder Anlass in einer eigenen Zeile, jeweils mit eigenem Termin für die nächste Vorsorge. Nur so erkennen Sie, wann welche Frist abläuft.
Wie richten Arbeitgeber eine Vorsorgekartei praktisch ein?
Bewährt hat sich eine Tabelle mit einer Zeile pro Person und Anlass. Folgende Spalten decken die Pflichtangaben ab und helfen bei der Fristenkontrolle:
| Spalte | Beispiel |
|---|---|
| Name, Personalnummer | Muster, Anna, 1042 |
| Anlass | Lärm > 85 dB(A) |
| Art der Vorsorge | Pflichtvorsorge |
| Datum der Vorsorge | 03/2026 |
| Nächste Vorsorge laut Bescheinigung | 03/2029 |
Pflicht sind nach der ArbMedVV nur die Angaben, dass, wann und aus welchem Anlass Vorsorge stattgefunden hat. Art und nächster Termin sind freiwillige Ergänzungen, die die Planung erleichtern. Tragen Sie die Daten direkt nach Eingang der Vorsorgebescheinigung ein, damit die Kartei stets vollständig ist.
Darf die Vorsorgekartei digital geführt werden?
Ja. Nach § 3 Absatz 4 ArbMedVV kann die Kartei automatisiert geführt werden. Eine bestimmte Form oder Software schreibt die Verordnung nicht vor. Möglich sind also eine Personalsoftware, eine Tabelle oder ein Online-Portal, solange die Pflichtangaben vollständig und richtig sind.
Achten Sie bei der digitalen Kartei auf drei Dinge:
- Zugriff begrenzen: Nur die Personen, die mit der Organisation der Vorsorge betraut sind, sollten die Kartei einsehen können.
- Einsicht ermöglichen: Der beauftragte Arzt oder die Ärztin kann nach § 3 Absatz 2 ArbMedVV verlangen, Einsicht in die Vorsorgekartei zu nehmen.
- Löschung einplanen: Die Software sollte es erlauben, Angaben nach dem Ausscheiden einer Person zu löschen und vorher eine Kopie zu erstellen.
Im DZA-Portal finden Sie die Vorsorgebescheinigungen Ihrer Beschäftigten online an einem Ort. Das erleichtert es, die Kartei aktuell zu halten. Jetzt kostenlos registrieren
Wie lange müssen die Angaben aufbewahrt werden?
Die Angaben sind bis zum Ende des Beschäftigungsverhältnisses aufzubewahren und anschließend zu löschen. Das bestimmt § 3 Absatz 4 ArbMedVV. Eine längere Aufbewahrung ist nur zulässig, wenn andere Rechtsvorschriften oder die vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales bekannt gegebenen Regeln etwas anderes bestimmen.
Davon zu unterscheiden sind die ärztlichen Unterlagen. Für sie gelten nach der Arbeitsmedizinischen Regel AMR 6.1 eigene, deutlich längere Fristen, in der Regel zehn Jahre nach der letzten Vorsorge und bei bestimmten krebserzeugenden Stoffen mindestens 40 Jahre. Die AMR 6.1 stellt ausdrücklich klar, dass die Kartei des Arbeitgebers nicht zu diesen ärztlichen Unterlagen gehört. Die langen Fristen betreffen also den Arzt oder die Ärztin, nicht Ihre Kartei.
Was passiert beim Ausscheiden eines Mitarbeiters?
Endet das Beschäftigungsverhältnis, hat der Arbeitgeber zwei Pflichten:
- Kopie aushändigen: Die ausscheidende Person erhält eine Kopie der sie betreffenden Angaben aus der Vorsorgekartei (§ 3 Absatz 4 ArbMedVV). Die Regeln zum datenschutzrechtlichen Auskunftsrecht (§ 34 Bundesdatenschutzgesetz) bleiben davon unberührt.
- Angaben löschen: Danach werden die Angaben gelöscht, sofern keine andere Vorschrift eine längere Aufbewahrung verlangt.
Ein Sonderfall ist die nachgehende Vorsorge. Hatte eine Person Tätigkeiten mit bestimmten krebserzeugenden oder keimzellmutagenen Gefahrstoffen, mit Blei oder mit bestimmten Hochtemperaturwollen, muss ihr auch nach dem Ende dieser Tätigkeit Vorsorge angeboten werden. Am Ende des Beschäftigungsverhältnisses überträgt der Arbeitgeber diese Pflicht auf den zuständigen Unfallversicherungsträger und überlässt ihm die erforderlichen Unterlagen in Kopie, sofern die beschäftigte Person eingewilligt hat (§ 5 Absatz 3 ArbMedVV).
Wer darf die Kartei einsehen?
Die Kartei ist ein internes Dokument des Arbeitgebers, das Gesundheitsbezug hat. Neben den zuständigen Personen im Betrieb haben drei Stellen Zugang:
- die beschäftigte Person selbst: spätestens beim Ausscheiden über die Kopie ihrer Angaben,
- der Betriebsarzt oder die Betriebsärztin: auf Verlangen (§ 3 Absatz 2 ArbMedVV),
- die zuständige Behörde: Sie kann anordnen, dass der Arbeitgeber eine Kopie der Vorsorgekartei übermittelt (§ 3 Absatz 4 ArbMedVV).
Gegenüber der Arbeitsschutzbehörde kann die Kartei damit belegen, dass Vorsorge stattgefunden hat. Für die abgelehnte Angebotsvorsorge enthält die Kartei allerdings keinen Eintrag, weil keine Vorsorge stattgefunden hat. Dokumentieren Sie Ihre Angebote deshalb zusätzlich, etwa bei der G37-Vorsorge für Bildschirmarbeit, die eine typische Angebotsvorsorge ist.
Welche Fehler sollten Arbeitgeber vermeiden?
In der Praxis tauchen bei der Kartei immer wieder dieselben Probleme auf:
- Zu viele Daten: Befunde, Diagnosen oder Kopien ärztlicher Unterlagen haben in der Kartei nichts zu suchen.
- Vermischung mit Eignung: Ergebnisse von Eignungsbeurteilungen werden in derselben Liste geführt wie die Vorsorge.
- Keine Löschung: Angaben ausgeschiedener Beschäftigter bleiben jahrelang gespeichert, obwohl sie nach § 3 Absatz 4 ArbMedVV zu löschen sind.
- Fehlende Aktualität: Bescheinigungen werden gesammelt, aber nicht eingetragen. Dann fällt erst bei einer Kontrolle auf, dass Fristen verstrichen sind.
Ein fester Ablauf hilft: Bescheinigung erhalten, Angaben eintragen, nächsten Termin vormerken.
Fazit
Jeder Arbeitgeber muss eine Vorsorgekartei führen, die festhält, dass, wann und aus welchem Anlass arbeitsmedizinische Vorsorge stattgefunden hat. Die Kartei darf digital geführt werden, enthält keine Befunde und wird bis zum Ende des Beschäftigungsverhältnisses aufbewahrt. Beim Ausscheiden erhält die Person eine Kopie, danach werden die Angaben gelöscht, sofern keine anderen Vorschriften gelten. Bei Sonderfällen wie der nachgehenden Vorsorge lohnt sich die Abstimmung mit dem Betriebsarzt oder der Betriebsärztin.
Mit DZA organisieren Sie die arbeitsmedizinische Vorsorge digital und haben alle Bescheinigungen im Portal, ohne Abo und ohne Mindestabnahme. Jetzt kostenlos registrieren oder Beratungstermin vereinbaren
